Kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu: Êkip những người tham gia tổ chức sự kiện?

Dưới đây là 28 vị trí quan trọng nhất trong hệ thống của một êkip tổ chức sự kiện dạng chương trình biểu diễn nghệ thuật hoặc festival với quy mô trung bình trở lên và có bán vé.

Tuy nhiên, trong thực tế không phải sự kiện nào cũng có đầy đủ các bộ phận được chuyên môn hóa cụ thể như thế này. Đồng thời, cũng có rất nhiều vai trò được liệt kê dưới đây trong thực tế đã được gộp lại hoặc lược bớt: Một thành viên có thể đảm nhận nhiều công việc khác nhau có liên quan trong cùng một lĩnh vực. Để trả lời tổ chức sự kiện cần những gì, những công việc của từng nhân viên tổ chức sự kiện sẽ được ghi cụ thể trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu để hỗ trợ tổ chức sự kiện cách tốt nhất có thể. Người tổ chức sự kiện phải luôn linh hoạt trong mọi tình huống mới có thể đáp ứng được tốt yêu cầu của nghề tổ chức sự kiện.



Để có thể tổ chức thành công có rất nhiều yếu tố trong đó bao gồm kế hoạch tổ chức, các nhân lực hỗ trợ, kế hoạch tài chính, chủ đề chương trình, đạo diễn và rất nhiều những người có vai trò trong buổi diễn.

Trong một bản kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu sẽ có rất nhiều phần, trong đó luôn có những phần liên quan đến nhân sự. Đây là những nhân sự cần có trong một bản kế hoạch sự kiện.

Hỗ trợ tổ chức sự kiện
Những hạng mục công việc trong bản kế hoạch sẽ không thể hoàn thành nếu thiếu đi những thành viên hỗ trợ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện
Về tính cách thì bạn cần có những tính cách sáng tạo, năng động, có đầu óc tổ chức thì sẽ có thể phát huy được hết các tiềm năng khi làm việc trong nghề này. Ngoài tính cách thì các yếu tố liên quan đến kiến thức nền tảng cũng là điều quan trọng, bởi vì với những kiến thức nền tảng mới giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Nghề tổ chức sự kiện
Một người tổ chức sự kiện chưa thạo việc thì rất nên có những sự chỉ bảo khi bước vào nghề tổ chức sự kiện. Thị trường luôn tăng trưởng đó chính là những gì mà mọi người có thể nhận ra. Khi thế giới ngày càng phát triển, nhu cầu giải trí của con người sẽ luôn tăng theo thời gian. Chính vì vậy, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi bước theo con đường nghề tổ chức sự kiện này. Tuy chông gai nhưng cũng đầy hứng thú.

Nhân viên tổ chức sự kiện
1. Event coordinator – Điều phối sự kiện:
Người điều phối sự kiện đứng ở vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự của êkip. Do đó, họ có quyền cao nhất và có trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân viên phía dưới. Vai trò của họ là điều phối các công việc chi tiết được yêu cầu để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và bám sát với kế hoạch đã đề ra. Họ có thể làm việc cho các nhãn hàng hoặc các agency sự kiện, hoặc làm freelancer hỗ trợ tổ chức sự kiện. Người điều phối sự kiện có khả năng tổ chức các sự kiện dạng festival, hội thảo hội nghị, các chương trình quảng cáo của nhãn hàng, v.v… Người điều phối sự kiện phải cực kỳ tốt trong một số kỹ năng như khả năng truyền đạt thông tin, tổ chức và sắp xếp công việc, sự chú ý đến các chi tiết. Họ cũng phải làm việc tốt dưới áp lực công việc cao, đảm bảo sự kiện diễn ra êm xuôi.

2. Event planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện:
Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện có vai trò sống còn trong một êkip bởi họ phải đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ quan trọng như lựa chọn địa điểm, logistic, catering và có trách nhiệm làm việc với các bộ phận tài chính, đảm bảo chương trình có được hiệu quả mong muốn trong mức ngân sách cho phép. Họ cần có các kỹ năng bao gồm khả năng truyền đạt thông tin (cả viết và nói), giữ bình tĩnh trong môi trường làm việc áp lực cao và tất nhiên cả kỹ năng thương lượng. Họ sẽ phải đàm phán với các cơ quan chính quyền khi xin giấy phép cho những sự kiện có chứa các yếu tố nhạy cảm hoặc có thể gây tranh cãi.

3. Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng:
Đây cũng là một vị trí cấp cao và mang nhiều trọng trách trong êkip tổ chức sự kiện. Họ phải vô cùng chuyên nghiệp, lịch thiệp và có những kỹ năng con người cực tốt để giải quyết công việc hiệu quả. Ví dụ khi khách hàng tức giận, họ phải cố gắng hết sức để khiến khách hàng bình tĩnh trở lại trong khi tìm cách đưa ra những lý do hợp lý và xử lý tình huống thấu đáo. Họ cũng phải đương đầu với hàng loạt những phản hồi, phàn nàn từ khách hàng hoặc khán giả khi sự kiện diễn ra, điều này đòi hỏi các kỹ năng truyền thông rất tốt.

4. Event Manager – Quản lý sự kiện:
Quản lý sự kiện phối hợp làm việc rất chặt chẽ với người điều hành sự kiện để đảm bảo chương trình diễn ra êm xuôi nhất có thể. Vai trò của họ rất linh hoạt và đôi khi còn phụ trách giải quyết cả những công việc giấy tờ thuần túy như lập kế hoạch chi tiết/điều phối công việc trong trường hợp có những thay đổi bất ngờ so với kịch bản. Nếu các nhân viên tổ chức sự kiện trong team có vấn đề phát sinh, họ có thể trao đổi trực tiếp với Event Manager hỗ trợ tổ chức sự kiện. Vai trò của người quản lý sự kiện là lắng nghe và giúp đỡ nhân viên, hướng dẫn để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong sự kiện.

5. Event Assistant – Trợ lý sự kiện:
Trợ lý sự kiện hỗ trợ và thực hiện khá nhiều các công việc nhỏ trong quá trình tổ chức. Họ gọi điện tới các bên liên quan để xử lý công việc hoặc giúp đỡ tìm kiếm thông tin hỗ trợ tổ chức sự kiện. Trong một số trường hợp nếu người quản lý sự kiện bận việc, họ có thể trực tiếp quản lý các nhóm nhỏ, chỉ đạo các công việc cần thiết. Trợ lý sự kiện cần phải nắm rõ kịch bản chi tiết để điều động nhân sự. Họ cũng cần có khả năng tổ chức tốt và linh hoạt để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của Event Manager.

6. Choreographer – Biên đạo:
Biên đạo là người sáng tạo các màn biểu diễn, kết nối chúng và sau đó truyền đạt lại cho các diễn viên biểu diễn thực hiện. Họ cần các kỹ năng như sự sáng tạo, khả năng nghĩ khác biệt và kiến thức về những loại hình nghệ thuật khác nhau như khiêu vũ, kịch, múa, v.v… Họ cũng sẽ tham gia các buổi tổng duyệt kỹ thuật để đảm bảo các màn biểu diễn hoàn hảo nhất có thể và thể hiện đúng ý đồ của mình.

7. Artistic director – Chỉ đạo nghệ thuật:
Chỉ đạo nghệ thuật sẽ là người quản lý trực tiếp của các thiết kế và giám đốc sáng tạo – những vai trò rất lớn trong một sự kiện. Người chỉ đạo nghệ thuật cũng phối hợp chặt chẽ với các bộ phận marketing và truyền thông để tìm kiếm các nguồn tài trợ, các cơ hội trao đổi quyền lợi truyền thông, quảng bá cho chương trình. Họ là người đưa ra các mô tả sơ lược đầu tiên về sự kiện cho tất cả các bộ phận để cùng tham gia vào quá trình sáng tạo. Bởi vì đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong bộ máy quản lý, họ phải có kỹ năng truyền đạt thông tin rất tốt với êkip của mình. Chỉ đạo nghệ thuật cũng là người kiểm soát công việc của tất cả các bộ phận, đảm bảo mọi việc luôn trong tầm kiểm soát trong kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu.

8. Ticket sales manager – Điều hành bán vé:
Vị trí này thoạt nghe có vẻ rất đơn giản nhưng không phải như vậy. Người phụ trách hoạt động bán vé có trách nhiệm giải quyết mọi vấn đề liên quan đến vé, bao gồm thiết kế, in ấn, thu thập dữ liệu khách hàng, phân phối vé như thế nào, v.v… Họ cần các kỹ năng rất đa dạng, phần lớn là để trao đổi với khán giả bởi để việc bán vé hiệu quả, họ phải giỏi kỹ năng thuyết phục và thương lượng. Họ cũng không thể kỳ vọng lúc nào các khán giả cũng sẵn sàng mua vé cho sự kiện của mình, do vậy, việc cần làm là hãy khiến khán giả thèm khát và muốn tham gia chương trình bằng được.

9. Catering Management – Quản lý dịch vụ ăn uống:
Người quản lý dịch vụ ăn uống có trách nhiệm trong việc chiêu đãi khách và đảm bảo khách hàng hài lòng về dịch vụ, đồ ăn, thức uống trong sự kiện. Vai trò ưu tiên hàng đầu của họ là cung cấp dịch vụ, trang trí các món ăn trong sự kiện, đáp ứng kỳ vọng của khách hàng về thực phẩm phù hợp với tiêu chuẩn vệ sinh cũng như chi phí cho phép. Họ là nguồn cung cấp thực phẩm và set up các khu vực ăn uống tại địa điểm tổ chức. Họ cũng kết nối với các Quản lý và Điều phối sự kiện để quyết định ngân sách, đưa ra những lưu ý để bảo quản thực phẩm được tươi ngon, giữ lạnh cho những loại đặc biệt… Nhất là với các sự kiện dài ngày, họ còn cần đảm bảo đồ ăn luôn sẵn sàng cho từng ngày/từng buổi. Các phẩm chất cần có ở họ là khả năng giữ bình tĩnh trong môi trường áp lực, khả năng truyền đạt thông tin tốt, kỹ năng tổ chức. Một tình huống cần giữ bình tĩnh rõ nhất là khi đối mặt với cả hàng dài khách mời đang chờ được phục vụ và ai cũng đòi hỏi đồ ăn tươi ngon. Họ phải có khả năng cung cấp dịch vụ của mình một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và hợp lý nhất có thể trong kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu.

10. Lighting Operator – Lập trình ánh sáng:
Người lập trình ánh sáng sẽ làm việc trong mọi buổi tổng duyệt và set up cho sự kiện. Họ có những trang thiết bị và các ký hiệu riêng biệt của mình để vận hành thiết bị từ bàn điều khiển. Họ cũng phải chịu trách nhiệm set up và vận hành hệ thống từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc chương trình.

11. Sound operator – Lập trình âm thanh:
Giống như lập trình ánh sáng, người lập trình âm thanh làm việc tại khu vực bàn điều khiển trong sự kiện. Họ còn có thể phụ trách điều khiển cả hệ thống trình chiếu (nếu có). Trách nhiệm của họ là kiểm tra các thiết bị trước buổi diễn, set up và quản lý chúng từ khi bắt đầu đến khi kết thúc chương trình. Với hệ thống thiết bị phức tạp, họ luôn luôn phải có mặt trong các buổi tổng duyệt để quen thuộc với kịch bản chương trình và đảm bảo những hiệu ứng âm nhạc, âm thanh được trình diễn hiệu quả.

12. Director – Đạo diễn:
Đạo diễn thuộc quyền quản lý của Chỉ đạo nghệ thuật và có trách nhiệm giám sát chất lượng nghệ thuật chung của toàn bộ quá trình sản xuất hỗ trợ tổ chức sự kiện. Họ làm việc về ngân sách với Quản lý sản xuất và phối hợp với bộ phận thiết kế để đảm bảo các ý tưởng, kịch bản của chương trình được thực hiện xuyên suốt. Đạo diễn cũng có trách nhiệm chỉ đạo các diễn viên biểu diễn và bộ phận sản xuất thực hiện công việc theo yêu cầu của kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu.

13. Administrator – Quản lý hành chính:
Quản lý hành chính chịu trách nhiệm về tiền lương, các vấn đề liên quan đến quyền lợi và chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên. Họ cũng phân bổ nguồn lực tài chính trong công ty đến các bộ phận. Điều này cần thiết để tránh cho nguồn lực tài chính của công ty được phân bổ không không hợp lý hoặc lãng phí và không thể kiểm soát được.

14. Production Manager – Quản lý sản xuất:
Quản lý sản xuất có trách nhiệm điều phối nhân viên sản xuất các hạng mục phục vụ cho sự kiện và giám sát tất cả công việc liên quan để đảm bảo quá trình làm việc an toàn và đúng tiến độ. Họ cũng là người chịu trách nhiệm cho Quản trị rủi ro trong sự kiện. Họ làm việc với giám đốc và bộ phận thiết kế để đảm bảo ngân sách thực hiện, tiến độ cung cấp các hạng mục cho chương trình. Quản lý sản xuất kiểm soát ngân sách và tiến độ làm việc, giám sát toàn bộ công việc từ thời gian bắt đầu chuẩn bị cho đến tận khi buổi tổng duyệt kỹ thuật của sự kiện kết thúc.



15. Stage Manager (SM) – Quản lý sân khấu:
Quản lý sân khấu có trách nhiệm quản lý bao quát toàn bộ sân khấu và điều hành nhân sự thuộc khu vực này. Đồng thời, vai trò của họ cũng vô cùng linh hoạt: điều khiển các buổi thử giọng, tổng duyệt kỹ thuật và tổng duyệt chương trình cùng với Đạo diễn và Quản lý sản xuất. Người quản lý sân khấu nắm bắt và trao đổi thông tin giữa các bộ phận, đảm bảo quá trình vận chuyển, sử dụng, bảo quản các đạo cụ, phục trang, v.v… trong chương trình an toàn, đúng thời gian quy định.

16. Set Designer – Thiết kế sân khấu:
Thiết kế sân khấu làm việc cùng với Quản lý sản xuất về ngân sách cũng như các yêu cầu an toàn để từ đó thiết kế hình ảnh, chi tiết kỹ thuật của các đạo cụ, bối cảnh và nội thất trên sân khấu. Họ tạo ra các mô hình thu nhỏ, cung cấp bản vẽ kỹ thuật và yêu cầu về chất liệu để đưa xuống cho ê kíp sản xuất biến các hình ảnh trên bản vẽ trở thành thực tế. Họ cũng là bộ phận kiểm soát chất lượng của quá trình sản xuất.

17. Master Carpenter – Sản xuất đạo cụ:
Người sản xuất đạo cụ chịu trách nhiệm sản xuất theo yêu cầu của Thiết kế sân khấu. Các đạo cụ cần đạt được chất lượng tốt và an toàn, phù hợp với các điều kiện biểu diễn trong thực tế.

18. Scenic Painter – Họa sỹ sân khấu:
Họa sỹ sân khấu có trách nhiệm trang trí cho các đạo cụ, bối cảnh trên sân khấu, đảm bảo các nguyên liệu sơn, vẽ, trang trí được sử dụng an toàn và phù hợp cho các diễn viên biểu diễn.

19. Props Master – Quản lý đạo cụ:
Người quản lý đạo cụ có trách nhiệm trong toàn bộ các công đoạn từ cung cấp nguyên liệu, sản xuất và giao các đạo cụ hoàn chỉnh cho ê kíp, đồng thời đảm bảo các hạng mục này được sản xuất không vượt quá mức ngân sách cho phép. Họ cũng phải duy trì tình trạng tốt nhất của các đạo cụ cho quá trình thực hiện chương trình. Điều này là vô cùng quan trọng bởi chúng sẽ đảm bảo cho sự an toàn của các diễn viên cũng như chương trình, đặc biệt đối với các màn biểu diễn quy mô lớn hoặc có yếu tố mạo hiểm.

20. Lighting Designer – Thiết kế ánh sáng:
Thiết kế ánh sáng là người tiếp tục phát triển các ý tưởng tổng quan của lập trình ánh sáng để biến chúng thành hiện thực. Họ quyết định các loại đèn, thiết bị chiếu sáng thích hợp sẽ được sử dụng, set up vị trí các đèn, thiết bị phụ trợ, hiệu ứng và các thiết bị chuyên dụng khác cần có để đạt được hiệu ứng mong muốn. Họ đảm bảo chất lượng ánh sáng tốt nhất khi chương trình diễn ra.

21. Chief LX (electrician) – Quản lý hệ thống điện:
Phụ trách điều hành hệ thống điện và duy trì tình trạng ổn định của các thiết bị điện. Họ bố trí, kiểm tra và hướng dẫn cho các nhân viên vận hành nhằm đảm bảo thiết bị hoạt động tốt, an toàn trong toàn bộ chương trình.

22. Sound Designer – Thiết kế âm thanh:
Họ làm việc cùng với Đạo diễn về thiết kế âm thanh tổng thể cho chương trình. Với sự cho phép từ Quản lý sản xuất, họ sẽ chọn các vị trí đặt loa, monitor và các thiết bị phù hợp khác để đảm bảo chất lượng âm thanh cân bằng và phù hợp nhất.

23. Sound Technician – Kỹ thuật âm thanh:
Chịu trách nhiệm đảm bảo âm thanh của các thiết bị được duy trì với chất lượng tốt nhất. Họ cũng có nhiệm vụ đặt mua các thiết bị âm thanh phù hợp và sản xuất các hiệu ứng âm thanh cần thiết cho quá trình sản xuất.

24. Costume Designer – Thiết kế phục trang:
Thiết kế phục trang làm việc với Đạo diễn và Thiết kế ánh sáng để sáng tạo ra các hình ảnh và phong cách thiết kế chủ đạo của các trang phục biểu diễn nhân viên tổ chức sự kiện. Họ sẽ cung cấp các bản vẽ thiết kế và mẫu vải, mẫu nguyên vật liệu cho người giám sát sản xuất phục trang để hiểu rõ về thiết kế và tiến hành công đoạn may đo, chuẩn bị các phụ kiện cần thiết.

25. Wardrobe Supervisor – Giám sát sản xuất phục trang:
Giám sát sản xuất phục trang có trách nhiệm điều hành công việc của phòng sản xuất phục trang, đặt may, giao các trang phục đúng hạn, hướng dẫn nhân viên cách bảo quản, cách thay trang phục và phụ kiện đi kèm cho diễn viên nhanh chóng và chính xác nhất. Họ cũng cần đảm bảo cho sự thoải mái và thuận tiện của người biểu diễn khi mặc trang phục.

26. Dressers/maintenance – Nhân viên phục trang:
Họ có trách nhiệm thay đổi phục trang trong các các buổi tổng duyệt và trong sự kiện chính thức của nhân viên tổ chức sự kiện. Họ đảm bảo các diễn viên biểu diễn được hỗ trợ trong những tình huống khó khăn liên quan đến trang phục biểu diễn hoặc quá trình thay đồ nhân viên tổ chức sự kiện. Họ cũng bảo đảm các trang phục ở trong tình trạng hoàn hảo nhất khi xuất hiện trước mặt khán giả.

27. Front of House/Box Office Manager – Quản lý khu vực:
Có trách nhiệm quản lý khu vực khán phòng (đối với nhà hát), các gian hàng, quầy bar xung quanh khu vực tổ chức sự kiện. Họ đảm bảo các khách mời tham dự được an toàn và thoải mái trong sự kiện.

28. Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện:
Họ phụ trách công việc quảng bá và nâng cao hình ảnh của đơn vị tổ chức sự kiện. Họ sản xuất các tờ rơi, poster, các ấn phẩm quảng cáo và thực hiện phân phát chúng. Họ cũng làm việc với các cơ quan báo chí và quản lý hình ảnh trong các hoạt động quay phim, chụp hình tư liệu cho chương trình (với sự đồng ý của Quản lý sân khấu). Cùng với người Chỉ nghệ thuật và Điều phối sự kiện, họ cũng đồng thời tham gia quá trình kêu gọi các khoản tài trợ để gia tăng lợi nhuận (doanh thu) của sự kiện.